Anx-V : Informations à transmettre
Annexe V : Informations à transmettre
A noter : une fois qu’un numéro d’alerte a été attribué par l’administration suite à la notification initiale d’alerte, il est demandé que les exploitants fassent référence à ce numéro lorsqu’ils contactent l’administration par téléphone ou le rappellent dans l’objet des courriels qu’ils envoient à l’administration.
Quelles informations transmettre ?⚓
Informations à transmettre par le premier exploitant qui a connaissance du danger | ||
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1 | Formulaire de déclaration Cerfa n°16243*01 Le formulaire doit être utilisé par le premier exploitant qui a connaissance de la non-conformité | Systématiquement |
2 | Rapport d’analyses (y compris lors de la détection d’allergènes) ou constats précis établissant la non-conformité et accompagné de toutes les informations nécessaires à l’évaluation de la non-conformité (exemple : produit conditionné/déconditionné [1]) | Systématiquement |
3 | Information sur les investigations en cours ou prévues (recherche de l’origine de la non-conformité et évaluation de l’étendue de la contamination, etc.). | Systématiquement |
4 | Traçabilité amont s’il est suspecté que la non-conformité est survenue en amont de l’établissement qui notifie (avec copie des bons de livraisons, factures…) | Le cas échéant |
5 | Information sur les analyses en cours (autres lots, lots encadrants, analyses complémentaires, etc.) | Le cas échéant |
6 | Mesures mises en œuvre sur les produits (ceux qui font l’objet de l’alerte, ceux dont la sécurité doit être vérifiée…) | Systématiquement |
7 | Mesures mises en œuvre dans l’établissement (mesures correctives …) | Systématiquement |
[1] Si cela ne figure pas sur le rapport, des précisions doivent être apportées sur le contexte de réalisation de l’analyse, en précisant notamment : la date du prélèvement, si le prélèvement a été effectué sur un produit déconditionné et manipulé ou non, le type de manipulation effectuée sur le produit, les modalités de l’échantillonnage et la taille du lot, le protocole de prélèvement (par exemple : peau, proportion de peau et muscle, muscle en profondeur, après cautérisation de surface …), le délai entre la mise en rayon et le prélèvement s’il s’agit d’un produit mis en rayon à la coupe, la date de prélèvement par rapport à la DLC/DDM, etc.
Informations à transmettre spontanément et sans délai par tout exploitant détenant ou ayant détenu des produits concernés | ||
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8 | Traçabilité amont des fournisseurs directs de l’exploitant si hors de France et s’il est suspecté que la non-conformité est survenue en amont | Systématiquement |
9 | Traçabilité aval des clients directs de l’exploitant si hors de France (cf. ANNEXE XVI) | Systématiquement |
10 | En dehors de ces demandes, tout exploitant qui détient une information utile pour l’administration est invité à en faire part à sa DDecPP : éléments permettant de comprendre l’origine de la non-conformité, analyse de risque sur des produits transformés incorporant la denrée faisant l’objet de l’alerte, traçabilité amont ou aval lorsqu’elle est utile pour rechercher l’origine de la non-conformité, etc. | Au cas par cas |
Informations à transmettre tout au long de la gestion de l’alerte par l’exploitant du lieu de survenue de la non-conformité | ||
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11 | Toutes nouvelles informations. Pour éviter toute confusion, l’utilisation du formulaire Cerfa n’est pas souhaitée pour l’exploitant du lieu probable de survenue de la non-conformité lors de sa 1ère transmission d’information à sa DDecPP, s’il n’est pas le premier exploitant à avoir connaissance du danger. | Systématiquement |
12 | Traçabilité aval vers les clients directs de l’exploitant | Systématiquement |
13 | Photo du produit | Systématiquement |
14 | Affichette de rappel (si autre que celle imprimée à partir du site « RappelConso ») | Si demandée par l’administration |
15 | Éléments prouvant l’effectivité de la mise en œuvre des mesures sur les produits ou sur l’établissement[1] | Si demandés par l’administration |
16 | Décision de clôture de l’alerte par l’exploitant | Systématiquement |
Bien entendu, en dehors des cas énumérés dans ce tableau, tout exploitant qui reçoit une demande de l’administration (demande de traçabilité notamment) dans le cadre d’une alerte est tenu de fournir les éléments demandés.
Si un document ou une information indispensable manque au moment de la notification initiale, l’exploitant communique aux autorités une date prévisionnelle à laquelle ces éléments seront disponibles.
Par ailleurs, l’exploitant a la possibilité de masquer dans les documents transmis les données non essentielles à la gestion de l’alerte par souci de confidentialité avant leur transmission aux autorités compétentes et dans le respect du RGPD[1] (Exemples : prix de vente, coordonnées bancaires sur facture, numéro de téléphone d’un client etc.).
À noter : la réglementation prévoit que la traçabilité soit fournie aux autorités sur demande. Pour des raisons pratiques et d’efficacité du suivi des alertes, cette annexe détermine une demande tacite de l’administration de transmission de la traçabilité des produits concernés par l’alerte, a minima :
- traçabilité amont pour le lieu de détection de la non-conformité, si nécessaire ;
- traçabilité aval pour le lieu de survenue de la non-conformité, systématiquement ;
- traçabilité hors de France, systématiquement.
[1] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)
L’administration peut néanmoins les demander dans le cadre de ses pouvoirs de police si ces données apparaissent nécessaires à une enquête.
[1] Message d’information envoyé aux clients (demande de retrait, rappel, etc.) et fournisseurs (information, demande d’autocontrôles, etc.), bilan matière (entrée/sortie/produits retirés), devenir des produits retirés (ex : documents commerciaux : vers site assainissement ou élimination), renforcement du plan de contrôle « produits », autocontrôles sur les lots encadrants, élimination, valorisation, opérations de nettoyage/désinfection, remise en conformité, renforcement du plan de contrôle des surfaces, etc.
Dans quels délais ?⚓
La notification et les informations associées doivent être transmises à l’administration sans retard indu. Tout dépassement des délais « raisonnables » devrait pouvoir se justifier par un motif valable.
Délais de notification jugés raisonnables | |
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Notification de l’alerte et transmission des informations indispensables à l’administration compétente par l’exploitant, à partir de la date à laquelle il a connaissance de la non-conformité dès lors qu’il a évalué qu’elle constitue une non-conformité à notifier à l’administration | 1 jour ouvré |
Transmission par l’exploitant de sa traçabilité directe amont et/ou aval à l’administration compétente (sous format tableur de préférence) que ce soit dans le cadre d’une demande tacite (cf tableaux ci-dessus) ou suite à une demande explicite de l’administration. | Dans les meilleurs délais. Objectif indicatif : 1 jour ouvré, ou délai défini par l’administration locale compétente lors de sa demande en fonction de la situation (urgence ou pas) et de sa connaissance de l’établissement. |