Instruction du dossier

Instruction documentaire du dossier d'Agrément

Avant toute visite sur site de l'entreprise demandant un agrément, il est indispensable de procéder à l'instruction documentaire du dossier d'agrément.

Attention

L'instruction du dossier d'agrément est réalisée grâce à la grille RESYTAL « Instruction d'une demande d'agrément (SSA)». Les modalités de saisie de cette grille sont précisées sur Intranet à l'adresse suivante : intranet-national-agri/Gestion-des-inspections

L'exhaustivité des pièces est à apprécier au regard de la taille de l'entreprise.

Il est rappelé que la présence d'une pièce ne constitue pas un élément de conformité à elle seule.

Étude de la composition du dossier

Dans un premier temps, il convient de s'assurer que le dossier contient bien tous les documents listés à l'annexe 2 de l'arrêté du 8 juin 2006 : ce sont les documents de la colonne D1 de l'annexe 2-1.

En cas de pièces manquantes, il convient de les réclamer au demandeur.

Attention

Il est recommandé de lister les pièces manquantes et le délai fixé pour leur production dans l'accusé de réception de la demande d'agrément.

Si celui-ci a déjà été délivré, une lettre au demandeur doit être envoyée en fixant un délai pour la production des pièces manquantes.

Étude de la recevabilité du dossier

Les pièces constitutives du dossier doivent être évaluées pour vérifier qu'elles apportent bien les informations demandées par l'arrêté du 8 juin 2006 et démontrent une maîtrise des dangers.

Pour vérifier5 [1]la conformité des pièces fournies dans le dossier d'agrément et celles consultées sur site, l'inspecteur peut s'appuyer :

  • sur le vade-mecum général et les vade-mecum sectoriels.

  • sur les guides des bonnes pratiques d'hygiène (GBPH) validés : les dispositions prises en application des GBPH n'auront pas à être démontrées par le demandeur.

    Néanmoins, pour que la référence au GBPH puisse être validée par l'inspecteur, le demandeur doit :

    • posséder le guide sous forme électronique ou papier

    • faire preuve de compréhension et d'appréciation des éléments qui concernent ses propres productions en les adaptant à sa situation (identification des dangers, niveaux seuils et limites critiques, efficacité des mesures de maîtrise retenues, etc.)

  • les dossiers type d'agrément pour certains types d'activités

  • l'instruction technique DGAL/SDSSA/2018-924 prévoyant des critères pour la détermination des établissements éligibles à des mesures de flexibilité et des lignes directrices en matière de flexibilité dans la mise en œuvre du plan de maîtrise sanitaire

Attention : certains guides se limitent à l'analyse des dangers (détermination des dangers et propositions de mesures de maîtrise) ou sont limités aux bonnes pratiques d'hygiène (BPH) : ils ne vont pas jusqu'à la détermination et l'exploitation (surveillance, actions correctives) des points déterminants (CCP et PRPO) et n'envisagent pas de vérification du plan HACCP. Dans ce cas, le travail de l'entreprise devra être plus complet que ce qui est proposé par les guides.

Si l'entreprise réalise une activité non couverte par le guide, elle devra elle-même identifier les dangers, points déterminants, niveaux seuils et limites critiques associés et devra valider les mesures de maîtrise correspondantes.

La liste des GBPH validés est disponible sur le site internet du ministère : http://agriculture.gouv.fr/liste-des-guides-de-bonnes-pratiques-dhygiene-accessibles-en-ligne-au-1er-janvier-2015

La liste des GBPH validés par la Commission Européenne est disponible sur le site de la Commission : https://ec.europa.eu/food/safety/biosafety/food_hygiene/guidance_en

Degré de précision des pièces du dossier

Il peut être admis que le degré de précision de certaines pièces ne soit pas optimum à la constitution de la demande, certaines procédures devant être affinées au cours des premières semaines de fonctionnement (par exemple le plan de lutte contre les nuisibles, pour lequel l'emplacement des appâts ne peut pas être déterminé avant le passage de l'entreprise spécialisée).

Attention

La pertinence des pièces fournies doit être évaluée lors de l'instruction du dossier.

Le degré de détail des pièces demandées peut varier selon la taille et l'activité de l'entreprise.

Il convient par ailleurs de prendre en compte l'instruction technique DGAL/SDSSA/2018-924 prévoyant des critères pour la détermination des établissements éligibles à des mesures de flexibilité et des lignes directrices en matière de flexibilité dans la mise en œuvre du plan de maîtrise sanitaire.

Par exemple, le plan de nettoyage-désinfection peut être très synthétique et les enregistrements du contrôle de sa réalisation jugés non nécessaires.

De même, les « modèles de support d'enregistrements » ne présentent pas un caractère obligatoire, sous réserve que des modalités de surveillance existent et soient précisées.

Une importance particulière doit être accordée aux procédures fondées sur les principes HACCP.

Rappel : Lorsque l'instruction du dossier d'agrément nécessite des informations complémentaires, le service instructeur peut les réclamer au demandeur en lui impartissant, pour les fournir, un délai qui ne peut pas excéder deux mois. Le délai au terme duquel, à défaut de décision expresse, la demande est réputée rejetée est alors prolongé d'une durée égale.